Tauffeier: Angebote für Kaffeetafel und Mittagessen vergleichen

Was bei der Tauffeier anders ist

• Flexibler Zeitplan: Der Ablauf hängt oft vom Baby ab. Fragt, was gilt, wenn ihr später kommt oder früher geht.
• Kleine Gäste: Neben dem Täufling kommen oft weitere Kinder mit. Hochstühle, ein Stellplatz für Kinderwagen und ein Wickelplatz sind nicht überall selbstverständlich.
• Kaffeetafel oder Essen: Manche feiern nach dem Gottesdienst mit Kaffee und Kuchen, andere mit Mittagessen. Beides hat eigene Preismodelle.
• Torte: Die Torte wird oft selbst mitgebracht oder bestellt. Manche Häuser berechnen dafür eine Gebühr.
• Rechtzeitig anfragen: Der Termin hängt vom Gottesdienst ab. Fragt an, sobald er feststeht, und holt mehrere Angebote ein.

Das sollte im Angebot stehen

• Termin und Zeiten: Datum, Beginn und Ende, und ob der Beginn flexibel ist, falls sich der Gottesdienst oder das Baby verzögern.
• Gästezahl: Erwachsene, Kinder und Kleinkinder getrennt, dazu die Frist für die endgültige Zahl.
• Raum und Ausstattung: Platz für eine Tafel, ruhige Ecke, Hochstühle, Stellplatz für Kinderwagen, Wickelmöglichkeit, barrierefreier Zugang.
• Kaffee und Kuchen: Pauschale pro Person oder Einzelabrechnung, Kuchenbuffet oder Kuchen nach Wahl, Kaffee und Tee unbegrenzt oder pro Tasse.
• Speisen: Mittagessen als Menü oder Buffet, Kinderteller, vegetarische Gerichte. Mehr zur Wahl der Form im Ratgeber Menü oder Buffet.
• Getränke: Was ist enthalten, was kostet extra? Fragt auch, ob ihr eigene Getränke wie Sekt mitbringen dürft (Korkgeld).
• Torte: Dürft ihr eine Torte mitbringen oder bestellen, und fällt dafür Tortengeld an?
• Preise und Bedingungen: Brutto (mit Umsatzsteuer) oder netto (ohne Umsatzsteuer), Zusatzkosten, Anzahlung und Stornoregeln. Mehr dazu im Ratgeber Stornobedingungen bei Feiern.

Kaffeetafel: Pauschale oder Einzelabrechnung?

Fiktives Beispiel mit erfundenen Zahlen, keine marktüblichen Preise.

Bei Kaffee und Kuchen begegnen euch meist zwei Modelle: eine Pauschale pro Person, oft mit Kaffee und Tee ohne Begrenzung und Kuchen vom Buffet, oder die Abrechnung pro Tasse und Stück. Die Pauschale ist gut planbar, die Einzelabrechnung kann günstiger sein, wenn wenig konsumiert wird.

Im Beispiel kostet die Pauschale 14 € pro Gast für Kaffee, Tee und Kuchenbuffet ohne Begrenzung. Bei Einzelabrechnung kostet eine Tasse 3,50 € und ein Stück Kuchen 4,50 €.

Bei 20 Gästen sind das 280 € für die Pauschale, gegenüber 230 €, 300 € oder 390 € bei Einzelabrechnung. Entscheidend ist, wie viel eure Gäste voraussichtlich konsumieren. Das lässt sich nicht verlässlich vorhersagen. Die Pauschale bietet vor allem Planungssicherheit. Fragt außerdem, ob Kinder anders gerechnet werden.

Die erste Anfrage: Vorlage für die E-Mail

Diese Vorlage fasst die wichtigsten Fragen in einer E-Mail zusammen. Sie ist in der Sie-Form geschrieben; ändert die Anrede, wenn ihr euch mit dem Haus duzt.

Diese Fragen stellt ihr vor der Zusage

• Wie flexibel ist der Beginn, wenn wir später kommen als geplant?
• Wie lange dürfen wir bleiben, und gilt eine Zeitbegrenzung für den Tisch?
• Ist Kaffee und Kuchen pauschal oder pro Stück und Tasse berechnet?
• Dürfen wir eine Torte mitbringen, und fällt Tortengeld an?
• Gibt es Hochstühle, einen Wickelplatz und Platz für Kinderwagen?
• Wie werden Babys und Kleinkinder berechnet?
• Welche Zusatzkosten gibt es, zum Beispiel Service, Dekoration oder Reinigung?
• Bis wann können wir die Gästezahl ändern, und was gilt bei einer Absage?