Geburtstagsfeier im Restaurant: Angebote für Nebenraum und Location vergleichen
Ratgeber · Stand: 26. Oktober 2026
Ob 30., 50. oder 70. Geburtstag: Wer eine größere Gruppe ins Restaurant oder in eine Location einlädt, bekommt Angebote, die sehr unterschiedlich aufgebaut sind. Die eine Location verlangt Raummiete für den Nebenraum, die nächste einen Mindestumsatz, die dritte einen Pauschalpreis pro Person mit Essen und Getränken.
Dieser Ratgeber zeigt, worauf ihr bei der Geburtstagsfeier achten solltet: Raum und Zeitrahmen, Getränke, Essen, Technik und die Bedingungen, falls sich die Gästezahl ändert.
Das Wichtigste in Kürze
- Rechnet jedes Angebot auf dieselbe Basis um: gleiche Gästezahl, gleiche Dauer, gleiche Leistungen, beim Mindestumsatz mit einer Annahme zum Verzehr. Dann lassen sich Raummiete, Mindestumsatz und Pauschale vergleichen.
- Klärt das Ende der Feier, bevor ihr zusagt. Verlängerung und Personal am späten Abend können eigene Posten sein. Fragt außerdem, ob es eine feste Schließzeit gibt, zum Beispiel wegen der Nachtruhe der Nachbarn.
- Fragt bei Terrasse oder Garten nach der Regelung bei schlechtem Wetter.
Das sollte im Angebot stehen
- Termin und Zeitrahmen: Datum, Beginn, Ende, und was eine Verlängerung kostet.
- Gästezahl: Auf welche Zahl bezieht sich der Preis, gibt es eine Mindest- oder Höchstzahl, und bis wann könnt ihr die Zahl ändern?
- Raum: Nebenraum, abgetrennter Bereich oder Platz im Gastraum? Raummiete, Mindestumsatz oder beides?
- Speisen: Menü, Buffet oder Fingerfood, jeweils mit Preis pro Person. Mehr dazu im Ratgeber Menü oder Buffet.
- Getränke: Pauschale oder Abrechnung nach Verbrauch, Zeitraum und Auswahl. Wie ihr beides vergleicht, steht im Ratgeber Getränkepauschale.
- Torte: Dürft ihr eine Torte mitbringen, und fällt dafür eine Gebühr an?
- Technik und Dekoration: Musikanlage, Beamer, Mikrofon, Dekoration: enthalten oder extra?
- Personal: Service bis wann, und was kostet Personal nach einer bestimmten Uhrzeit? Mehr dazu im Ratgeber Servicepauschale bei Feiern.
- Preise und Bedingungen: Brutto (mit Umsatzsteuer) oder netto (ohne Umsatzsteuer), Zusatzkosten, Anzahlung und Stornoregeln. Mehr dazu im Ratgeber Stornobedingungen bei Feiern.
Raummiete, Mindestumsatz oder Pauschale?
Für den Nebenraum eines Restaurants begegnen euch meist drei Modelle. Bei der Raummiete zahlt ihr einen festen Betrag für den Raum, Essen und Getränke kommen dazu. Beim Mindestumsatz sagt ihr zu, mindestens einen bestimmten Betrag für Speisen und Getränke auszugeben. Bei der Pauschale pro Person ist meist alles in einem Preis zusammengefasst.
Welches Modell günstiger ist, hängt vor allem vom Verzehr ab. Die Modelle erklären wir ausführlich im Ratgeber Mindestumsatz, Raummiete und Pauschale.
Beispiel: Nebenraum mit Mindestumsatz oder Pauschale pro Person
Fiktives Beispiel mit erfundenen Zahlen, keine marktüblichen Preise.
Basis: 30 Gäste, Feier von 18 bis 23 Uhr. Angebot A verlangt für den Nebenraum 150 € Raummiete und einen Mindestumsatz von 1.200 € für Speisen und Getränke nach Karte. Angebot B nennt eine Pauschale von 58 € pro Person mit Raum, Menü und Getränken für die ganze Feier. Der Verzehr bei Angebot A ist eine Annahme, keine Prognose.
| Posten | Angebot A | Angebot B |
|---|---|---|
| Raum | Miete 150 € | enthalten |
| Essen und Getränke | nach Verbrauch, Annahme 1.500 € (über dem Mindestumsatz von 1.200 €) | 58 € × 30 = 1.740 € |
| Summe | 1.650 € | 1.740 € |
Unter diesen Annahmen ist Angebot A um 90 € günstiger. Liegt der Verzehr über 1.590 €, kehrt sich das um. Liegt er unter 1.200 €, kann je nach Vertrag die Differenz bis zum Mindestumsatz berechnet werden; Angebot A kostet dann mindestens 1.350 € (150 € + 1.200 €). Weil der Verzehr eine Annahme ist, vergleicht auch, was enthalten ist, zum Beispiel Zeitraum und Getränkeauswahl.
Die erste Anfrage: Vorlage für die E-Mail
Diese Vorlage könnt ihr kopieren und anpassen. Sie ist in der Sie-Form geschrieben; ändert die Anrede, wenn ihr euch mit dem Restaurant duzt.
Guten Tag,
wir planen eine Geburtstagsfeier am [Datum] von ca. [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] mit [Zahl] Gästen und suchen einen Nebenraum oder abgetrennten Bereich.
Bitte teilen Sie uns mit, ob Raummiete oder ein Mindestumsatz anfällt. Bitte nennen Sie uns in Ihrem Angebot außerdem Menü- oder Buffetvorschläge mit Preis pro Person, Preise und Umfang der Getränke (Pauschale oder nach Verbrauch), die Kosten für Verlängerung und Personal am späten Abend, die vorhandene Technik (zum Beispiel Beamer oder Musikanlage) und alle weiteren Zusatzkosten.
Bitte geben Sie alle Preise inklusive Umsatzsteuer an und nennen Sie uns die Bedingungen für Anzahlung, Stornierung und Änderung der Gästezahl.
Vielen Dank und freundliche Grüße
[Name, Telefonnummer]
Diese Fragen stellt ihr vor der Zusage
- Gibt es Raummiete, Mindestumsatz oder beides, und was zählt zum Mindestumsatz?
- Bis wann dürfen wir feiern, und was kostet eine Verlängerung?
- Welche Getränke sind inklusive, und was gilt nach Ablauf einer Pauschale?
- Welche Technik ist vorhanden, und was kostet sie zusätzlich?
- Dürfen wir eine Torte oder Dekoration mitbringen?
- Was gilt bei Terrasse oder Garten, wenn das Wetter schlecht ist?
- Bis wann können wir die Gästezahl ändern, und was passiert, wenn weniger Gäste kommen?
- Welche Anzahlung ist wann fällig, und was gilt bei einer Absage?
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt allgemeine Orientierung zum Vergleich von Angeboten. Er enthält keine Preisempfehlungen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind immer euer Angebot und der Vertrag mit dem Anbieter.
Häufige Fragen
Brauche ich für den Geburtstag einen Nebenraum?
Das hängt von Gruppengröße und Wunsch ab. Fragt, welche Bereiche ihr nutzen könnt, ob der Raum abgetrennt ist und ob dafür Miete oder ein Mindestumsatz anfällt.
Wann sollte ich die Geburtstagsfeier anfragen?
Sobald der Termin feststeht. Besonders an Wochenenden und zu beliebten Zeiten sind Räume schneller vergeben. Fragt mehrere Angebote parallel an, damit ihr vergleichen könnt.
Getränkepauschale oder Abrechnung nach Verbrauch?
Beides hat Vor- und Nachteile. Die Pauschale ist gut planbar, die Abrechnung nach Verbrauch kann bei wenig Konsum günstiger sein. Wie ihr beides fair rechnet, steht im Ratgeber Getränkepauschale.
Was gilt, wenn weniger Gäste kommen als geplant?
Das steht in den Bedingungen: bis wann ihr die Gästezahl ändern dürft, ob ein Mindestumsatz gilt und ob es eine Mindestgästezahl gibt, die ihr auch bei weniger Gästen bezahlt. Fragt vor der Zusage nach und lasst euch die Antwort schriftlich geben. Mehr dazu im Ratgeber Stornobedingungen bei Feiern.