Stornobedingungen bei der Feier: Anzahlung, Absage und Änderung der Gästezahl
Ratgeber · Stand: 26. Oktober 2026
Ein günstiger Preis hilft wenig, wenn bei einer Absage oder weniger Gästen hohe Kosten anfallen. Deshalb gehören Stornobedingungen, Anzahlung und die Frist für die Gästezahl zum Angebotsvergleich dazu, auch wenn sie meist im Kleingedruckten stehen.
Hier erfahrt ihr, welche Bedingungen ihr prüfen solltet, wie ihr verschiedene Regelungen vergleicht und welche Fragen ihr der Location vor der Zusage stellt. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Zuerst zählen die Regeln im Vertrag; ob einzelne Klauseln zulässig sind, klärt im Zweifel eine Rechtsberatung.
Das Wichtigste in Kürze
- Prüft vor allem vier Dinge: Anzahlung, Stornostaffel, Frist für die Gästezahl und die Regelung bei einer Terminverschiebung. Dazu kommen Form und Frist der Absage sowie besondere Umstände wie Krankheit.
- Vergleicht Bedingungen wie Preise: in einer Tabelle nebeneinander, mit Fristen und Beträgen.
- Haltet Absprachen schriftlich fest. Was nur mündlich besprochen wurde, lässt sich später schwer belegen.
Was in den Bedingungen stehen sollte
- Anzahlung: Wie hoch ist sie, wann ist sie fällig, und wird sie auf den Gesamtpreis angerechnet?
- Zahlungsplan: Gibt es weitere Teilzahlungen, und wann ist der Rest fällig?
- Stornostaffel: Ab wann fallen welche Kosten an? Meist steigen sie, je näher der Termin rückt.
- Gästezahl: Bis wann könnt ihr die Zahl ohne Mehrkosten ändern, und gibt es eine Mindestzahl, die ihr bezahlen müsst?
- Terminverschiebung: Ist eine Verschiebung möglich, bis wann, und kostet sie etwas?
- Form und Frist: Wie müsst ihr absagen, schriftlich oder per E-Mail, und was zählt als rechtzeitig?
- Besondere Umstände: Gibt es Regeln für Krankheit, Wetter bei Außenflächen oder einen Ausfall durch die Location? Steht dazu nichts im Vertrag, fragt nach.
So vergleicht ihr Stornobedingungen
Fiktives Beispiel mit erfundenen Zahlen, keine marktüblichen Preise.
Legt die Bedingungen mehrerer Angebote nebeneinander, am besten in einer kleinen Tabelle mit Fristen und Beträgen. So seht ihr, welche Location euch mehr Spielraum lässt.
Im Beispiel kostet die Feier 3.000 €. Angebot A verlangt 30 % Anzahlung, die bei einer Absage mindestens 60 Tage vor dem Termin bei der Location bleibt. Bei einer Absage 59 bis 30 Tage vorher fallen 50 % des Gesamtpreises an (die Anzahlung wird angerechnet), bei weniger als 30 Tagen 100 %. Angebot B berechnet bei einer Absage mindestens 90 Tage vor dem Termin nichts, bei 89 bis 30 Tagen 40 % des Gesamtpreises und bei weniger als 30 Tagen 80 %.
| Absage | Angebot A | Angebot B |
|---|---|---|
| Mindestens 90 Tage vorher | 900 € | 0 € |
| 89 bis 60 Tage vorher | 900 € | 1.200 € |
| 59 bis 30 Tage vorher | 1.500 € | 1.200 € |
| Weniger als 30 Tage vorher | 3.000 € | 2.400 € |
Welches Angebot günstiger ist, hängt davon ab, wann ihr absagen müsstet. Bei einer Absage 89 bis 60 Tage vorher kostet Angebot A weniger, in allen anderen Zeiträumen Angebot B. Überlegt deshalb, wie viel Spielraum ihr braucht, und vergleicht nicht nur den Preis der Feier. Klärt auch, wie die Tage gezählt werden, zum Beispiel ob Kalendertage gelten und ob der Tag zählt, an dem die Absage eingeht.
Die Gästezahl: ein Kostenposten, der leicht übersehen wird
Auch ohne Absage können weniger Gäste teuer werden. Manche Angebote rechnen mit der gemeldeten Gästezahl ab, und für Gäste, die nicht kommen, müsst ihr trotzdem zahlen. Klärt deshalb, bis wann ihr die Zahl ändern dürft. Fragt auch nach einer Toleranz, also einem Spielraum, um den die Gästezahl nach unten abweichen darf, ohne dass ihr dafür zahlt, und nach einer Mindestgästezahl, also der Zahl an Gästen, die ihr mindestens bezahlt, auch wenn weniger kommen.
Fragt auch, wie Kinder gezählt werden, denn davon hängt die Abrechnung bei Mindestgästezahl und Pauschalen ab. Mehr dazu im Ratgeber Kinderpreise bei Feiern.
Diese Fragen stellt ihr vor der Zusage
- Wie hoch ist die Anzahlung, und wann ist sie fällig?
- Wird die Anzahlung bei einer Absage zurückgezahlt, ganz oder teilweise?
- Welche Stornokosten fallen zu welchem Zeitpunkt an?
- Bis wann können wir die Gästezahl ändern, und gibt es eine Toleranz?
- Gilt eine Mindestgästezahl oder ein Mindestumsatz, auch wenn weniger Gäste kommen?
- Können wir den Termin verschieben, und was kostet das?
- Wie und bis wann müssen wir eine Absage mitteilen?
- Was gilt bei Krankheit, schlechtem Wetter oder einem Ausfall durch die Location?
So geht ihr vor
- Sucht in jedem Angebot, in den AGB und im Vertragsentwurf die Regeln zu Anzahlung, Storno und Gästezahl.
- Tragt Fristen und Beträge für alle Angebote in eine Tabelle ein.
- Markiert Lücken und fragt schriftlich nach.
- Vergleicht, welche Regelung zu eurer Situation passt, und nicht nur, welche günstiger aussieht.
- Haltet alle Antworten schriftlich fest, bevor ihr unterschreibt.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt allgemeine Orientierung zum Vergleich von Angeboten. Er enthält keine Preisempfehlungen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind immer euer Angebot und der Vertrag mit dem Anbieter.
Häufige Fragen
Was ist eine Stornostaffel?
Eine Staffel legt fest, welcher Anteil des Preises bei einer Absage fällig wird, abhängig vom Zeitpunkt. Meist steigt er, je näher der Termin rückt. Fragt nach den genauen Fristen und Beträgen.
Bekomme ich die Anzahlung zurück, wenn ich absage?
Das hängt vom Vertrag ab. Manche Häuser erstatten sie bis zu einer bestimmten Frist, andere behalten sie ganz oder teilweise ein. Lasst euch die Regelung vor der Zusage schriftlich nennen.
Bis wann kann ich die Gästezahl ändern?
Das legt jedes Haus fest, meist mit einer Frist vor dem Termin. Fragt nach der Frist, nach einer möglichen Toleranz und danach, was bei weniger Gästen berechnet wird.
Was gilt bei Krankheit oder schlechtem Wetter?
Das sollte im Vertrag stehen. Fragt vor der Zusage nach und lasst euch die Antwort schriftlich geben. Bei rechtlichen Fragen ersetzt dieser Ratgeber keine Beratung.